為加強學院的資產管理，確保教學一線的需要，特製定學院設備申購、預算審批、采購和管理的具體辦法如下：
一、設備的申購
（一）、各系（部門）所需設備的申購均應按規定的程序操作。常規設備應由本系或部門負責人填寫設備申購單報負責設備采購的分管院長批準；專項設備須由本系或部門負責人提供項目建設方案和立項申請報告（並附“項目書”）報院部批準。專項設備申購項目書和申購單必須經院部分管院長審批簽字後，方可納入采購計劃。
（二）、使用部門申購前對所購設備應認真選型，設備選型包括品牌、型號、規格、生產廠家，把握技術要求與售後服務要求，以使市場調研結果具有可比性；項目書和申購單應明確設備的項目名稱、規格、數量、單價、預算資金額度及資金來源。
（三）、各系（部門）所需專項設備（除計算機、服務器等常規設備外），10萬元以上的項目，立項前原則上均需進行項目論證。10—30萬元的項目，由院內組織系部領導、專業主任和專任教師進行論證；30萬元以上的項目，一般應聘請校外專家參與論證。
（四）、涉及實驗實訓基地或重點專業建設國家撥款的專項建設項目，還需由系部主管負責人遞交有關申報材料和專項建設方案，經院部報請市教委主管部門批準立項後方可列入采購計劃。
二、 設備的預算審批
（一）、各系（部門）所需設備，一般應在上年度年報前提出，並經院部批準立項後納入年度預算。
（二）、各系（部門）、實驗、實訓室所需儀器、設備， 原則上應控製在當年（或專項）的經費預算指標範圍內。因特殊原因需突破經費預算指標的，必須經院部批準。
（三）、對未經納入年度預算、因教學需要急需購置的專項設備，必須由各系（部門）負責人以專項報告的形式遞交院部，經院務會議或分管院長審批後報董事會批準，方可列入當年的采購計劃。
三、設備的采購
（一）、各類儀器、設備和材料，原則上由學院統一集中采購。采購部門依據經批準的專項設備申購書或設備申購單進行采購。
（二）、設備采購本著“必須、合理”的原則，規範審批程序和手續，確保設備采購的規範。申購部門和采購部門應嚴格把關，對明顯不合理的部分提請復議；重要設備，通過專家反復論證後方予實施，確保有限的經費用在最需要的地方。
（三）、專項設備或技術含量較高的設備采購，均應有主管系領導或使用部門的負責人參與。
（四）、凡屬國家控購設備，需填寫《專項控購商品申購單》按院有關部門和上級主管單位批準的《上海市購買專項控製商品審批通知單》交采購部門采購。凡屬國家規定由學院歸口管理的貴金屬材料，或需國外采購的設施設備，使用單位必須先提出書面申請，經批準後，方可采購。
（五）、采購部門采購設備應規範操作程序。在整個采購過程中，都應嚴格遵循以下操作原則：
1、在設備采購過程中，堅持集體操作、分層把關。
2、設備的采購應盡可能采取競價的形式采購；價值五萬元以上的設施設備，原則上要采取招投標或競標的形式進行采購；重要的設備還需進行實地考察或市場調研，以確保最優的性價比，避免采購過程中的失誤。
屬於下列情形之一的，方可采取單一來源采購方式：
（1）只能從特定供應商處采購，或供應商擁有專有權，且無其它合適替代的；
（2）原已有采購設備的後繼維修、零部件供應、更換或擴充必須向原供應商采購的；
（3）在原招標目的範圍內，需作補充合同，且其價格不超過原合同價格的50％，因而必須與原供應商簽約的；
（4）預先聲明需對原采購設備進行後繼擴充的；
3、在采購過程中，應對設備的性能、價格進行全面的比較；在確保質量的前提下，爭取最優惠的價格，盡力維護摩臣2的利益。
4、設備采購合同統一由負責設備采購的分管院長審核並簽字，資金的支付嚴格按照財務製度執行。
5、設備的采購，必須公平、公開、公正；並保存有競價書、合同等過程資料備查。
四、 設備的入庫驗收和建賬
（一）、已采購的儀器設備到貨後，後勤保衛處和使用單位應及時進行驗收。驗收以經批準的《申購單》、簽定的合同書及所附的設備清單、生產廠家提供的設備技術資料等為依據。
（二）、儀器設備的驗收包括開箱驗收與質量驗收兩部份，開箱驗收由後勤保衛處負責組織，由采購經辦人員、設備保管人共同參與；質量驗收由設備使用部門負責組織，由熟悉儀器設備性能的有關教師、設備使用人或外聘專業人員參與。
（三）、設備領用單位應在二周內對儀器設備進行質量檢查。驗收結果必須作出驗收合格與否的結論，並填寫《固定資產驗收入賬憑證》。入賬憑證一式二聯，幾方會簽，一聯（附合同後）交財務處作為立賬依據，一聯由後勤保衛處備案。如發現設備質量不符及型號搞錯應由采購經辦人員負責更換、返修或索賠。
（四）、設備驗收合格，由後勤保衛處統一入庫、建賬、立卡和編號。所有采購的儀器設備、材料均須經驗收、建賬入庫後，方可辦理報銷及領用手續。
五、 設備款項的支付
設備款項的支付，應履行相關手續，並嚴格遵守財務製度。
（一）、設備、材料款的支付或報銷應提供合同、貨款發票等合法的原始憑據。
（二）、貨款發票上應有采購、驗收等責任人和負責設備采購的分管副院長、院長的簽字方可辦理支付和報銷手續。
（三）、設備、材料款原則上均應用付匯形式支付；特殊情況需用現金或支票支付的，必須經負責設備采購的分管副院長審批同意。
附件一：摩臣2專項資金設備申購項目書
附件二：摩臣2專項資金項目零星設備申購單
附件三：摩臣2常規設備申購單